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Analyser l’efficience de son organisation


Objectifs

Au sein d'un établissement de santé, médico-social, ou social :

  • Acquérir une méthodologie pour réaliser un diagnostic d’organisation
  • Identifier et traiter les différents volets d’un diagnostic d’organisation
  • Maîtriser les raisonnements de base pour la conduite d’un audit
  • Développer ses capacités de synthèse dans le cadre de l’analyse organisationnelle

1. Introduction

  • Les évolutions actuelles des établissements sociaux et médico-sociaux induisent des changements plus ou moins réguliers de leurs organisations. Ce travail est souvent conduit dans les établissements « au fil de l’eau », de manière partielle et disparate, voire sans véritable méthodologie. Cette formation propose aux participants une démarche et des outils pour conduire un diagnostic d’organisation dans un ESMS.
  • Quelles sont les étapes du diagnostic d’organisation ? Quel périmètre choisir ? Quels aspects investiguer ? Quelles informations faut-il rechercher ? Et où ? Sur quelles grilles de diagnostic s’appuyer ? Comment faire l’analyse et la synthèse des données ? Comment gagner du temps dans la réalisation du diagnostic ?

2. Ouverture de la formation

  • En introduction : l’efficience et la performance dans les établissements de santé

3. La problématique du diagnostic

  • Les finalités et le contexte du diagnostic organisationnel
  • Les activités à réaliser dans un diagnostic
  • La délimitation du périmètre et les différents volets d’un diagnostic organisationnel
  • La grille, la méthodologie et la démarche de diagnostic
  • Les principales erreurs à éviter

4. Le volet "analyse de l’activité, de la performance et des problématiques médico-économiques " du diagnostic

  • Les problématiques médico-économiques du diagnostic : les capacités, les contraintes architecturales, les parcours et circuits patients, les durées d'ouverture, l’activité et sa répartition spatio-temporelle, la structure de l’activité et des flux, les exigences de sécurité et de qualité, la durée d’utilisation des équipements, etc.
  • L’analyse de l’efficience et de la performance
  • Analyse macro et micro : nécessité d’articuler différents niveaux d’analyse
  • Exemples de quelques indicateurs et outils de diagnostic pour analyser l’activité et les problématiques médico-économiques

5. Le volet "analyse des postes de travail, le décompte et la gestion des effectifs et ressources humaines" du diagnostic

  • Quelques repères sur les notions de poste de travail et d’effectif
  • Les différentes notions d’effectif à étudier dans le diagnostic
  • Méthodes et points clés de l’analyse des postes et des effectifs
  • Les autres points à étudier : l'absentéisme, la pyramide des âges, les départs prévisionnels, etc.
  • Exemples de quelques outils de diagnostic pour analyser les postes de travail et les effectifs

6. Le volet "analyse de certains processus clés" du diagnostic

  • Les notions de processus : définitions, types de processus (opérationnels, logistiques, etc.)
  • Quelques processus incontournables : temps de travail, gestion des effectifs, gestion des lits et programmation,
  • Quelques autres processus : achats, admission/ sortie/ facturation, dossier patient, prise en charge médicamenteuse,
  • Exemples de quelques outils d’analyse de certains processus

7. Le volet "analyse de l’organisation du travail" du diagnostic

  • L'analyse de l'organisation du travail : répartition des tâches et des postes, charge de travail, modes de coordination, points clés de l’organisation, dysfonctionnements organisationnels (glissements de tâches, interruptions de tâches, etc.), situations à risques et pénibilité, les système et la démarche qualité, etc.

8. Le volet "management, coordination et pilotage" du diagnostic

  • Taux d’encadrement
  • Structuration de l’encadrement, positionnement et rôles, délégations et gestion par pôles
  • Fonctionnement autour des projets structurants
  • Systèmes de tableaux de bord et rapports d’activité, systèmes de réunion et de coordination des décisions et du management

9. Le diagnostic d’organisation en pratique

  • Les prestations et services
  • Le secrétariat
  • La fonction hôtelière
  • Le temps de travail
  • Etc.
  • Etudes de cas pratiques de diagnostics d’organisation

10. Le diagnostic : conduite et conseils pratiques

  • Les différents schémas de diagnostic
  • Les outils et grilles disponibles : exemples de l’ANAP
  • La mise au point des supports et des outils de diagnostic
  • Les sources d’information exploitables et leurs limites
  • Les sources de comparaison et de benchmark
  • Les diagnostics ciblés ou complémentaires
  • La synthèse des données et la rédaction du rapport de diagnostic
  • La restitution et la validation du diagnostic
Public concerné
Directeurs, Cadres de santé, cadres éducatifs, services fonctionnels (RH, Qualité,contrôleurs de gestion, ...), professionnels impliqués dans les organisations des établissements sanitaire, médico-sociaux et sociaux

Durée
Selon projet de sensibilisation ou de formation - action