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Réaliser un diagnostic organisationnel : étude de charges


Objectifs

Le diagnostic d’organisation, pour être pleinement efficace, doit être mené dans une approche partagée avec les équipes.

Ses objectifs sont les suivants :

  • Réaliser un état des lieux

L’état des lieux va permettre d’identifier les charges de travail prévues et réelles au sein des services.
Il s’agit de travailler avec les équipes à l’identification des pratiques,  depuis l’organisation des temps de travail, les liens avec les services logistiques, jusqu’aux modalités concrètes d’accompagnement et de soin aux patients ou résidents.
Cet état des lieux va porter un regard également sur l’affectation des tâches par catégorie de professionnels.

  • Proposer un plan de recommandations concret

Suite à ce diagnostic, un plan d’actions concret et réaliste sera proposé pour que l’ensemble des acteurs s’empare collectivement d’une démarche de progrès.
Ce plan de progrès doit permettre des gains de productivité, et une meilleure lisibilité et fluidité de l’organisation.


Les plus de ce programme

Cet audit permettra d’identifier des sources de productivité, de réaliser un plan de progrès cadré, planifié, permettant une amélioration de l’efficience.

Il sera réalisé par 2 intervenants complémentaires:

• Directeur Général d’organismes sanitaire, social et médico-social

• Gériatre

 

1. Analyse documentaire


Préalablement à la réalisation du diagnostic, l’établissement fait parvenir au cabinet TLC les éléments suivants :

  • Liste du personnel avec nom, prénom, âge, grade et ancienneté, diplôme, poste occupé (fichier Excel)
  • Rapport qualité (évaluations, audits, …)
  • Organigramme
  • Fiches de poste
  • Planning type hebdomadaire par catégorie de soignants AS/IDE/ faisant fonction d’AS / autres (contrats aidés) ASH/ hôtelières.
  • Compte rendu partenaires sociaux
  • Autres éléments jugés utiles par l’établissement
  • Ratio soignant/ résident, GMP validé et réel/ PMP validé

Après lecture des éléments fournis par l’établissement, un plan de diagnostic est envoyé à l’établissement. Le plan de diagnostic propose le planning et la nature des ressources humaines à rencontrer, individuellement et collectivement. Ensuite, la Direction détermine nominativement les personnes à rencontrer, et adresse ces éléments au cabinet TLC.

2. Réalisation du diagnostic sur site

Le diagnostic sur site se déroule par observations de séquences de travail, par entretiens collectifs et individuels.
Le détail du déroulement est précisé dans le chapitre 6.

Données étudiées lors du diagnostic :

 

  • Répartition des tâches de travail entre les différentes compétences
  • Approche des interfaces avec les services logistiques
  • Identification des charges de travail
  • Répartition des compétences dans les temps forts : toilettes, médicaments, repas
  • Lien entre charges de travail effectives et compétences réellement présentes
  • Fréquence et nature des soins
  • Entretien des locaux
  • Circuit du linge
  • Distribution des repas

Entretiens individuels:

  • Directeur
  • Cadre(s) de santé
  • Professionnels

Entretiens collectifs :

  • Infirmières
  • Aide soignants
  • ASH

3. Rapport de diagnostic et plan de recommandations

Le rapport de diagnostic est remis à l’établissement dans le mois suivant la réalisation sur site.
A partir des éléments recueillis par l’étude documentaire, par les observations et les entretiens, l’équipe TLC présente à la Direction un rapport de diagnostic d’organisation et un plan de recommandations.

Après cette présentation, dans une approche partagée avec le Groupe de Travail, le cabinet adapte, amende, hiérarchise le plan de recommandations, pour parvenir à un plan de recommandations, structuré, précis, ordonnancé et partagé.

Le plan de recommandations peut être présenté aux équipes après validation de la Direction.

Public concerné
Directeurs, Cadres de santé, cadres éducatifs, services fonctionnels (RH, Qualité,contrôleurs de gestion, ...), professionnels impliqués dans les organisations des établissements sanitaire, médico-sociaux et sociaux

Durée
Selon projet