Le cabinet TLC est habilité pour réaliser des évaluations externes depuis 2009. Une équipe de consultants en évaluation externe a été construite progressivement.

 

Qu’est ce qui est différent dans une évaluation externe TLC ?

Nous formons chaque année au moins 20 évaluateurs externes certifiés Afnor, ce qui nous donne une légitimité dans cette pratique.

Nous sommes persuadés que vos pratiques ne sont pas le fruit du hasard, mais d’une expérience, de travail. Nous devons respecter cet existant. Pour nous, l’évaluation externe est un levier pour engager des changements, pour améliorer des pratiques.

Nous démarrons l’évaluation avec l’a priori que vos pratiques sont conformes, et que vous allez nous le montrer. Cela aide à mettre en œuvre la confiance indispensable à la réalisation de l’évaluation.

Nous organisons l’évaluation de manière à concentrer les rencontres, et à déranger le moins possible les équipes. C’est notre expérience d’auditeur (AFNOR) qui nous a appris cela.

Nous impliquons les usagers, les équipes, les instances (CVS, …), les élus, dans la démarche d’évaluation, et nous adaptons notre approche dans le respect de chaque interlocuteur.

La méthodologie et le planning sont soumis à la Direction, amendés, enrichis, puis validés.

Nous sommes des opérationnels, comme vous. Pour cela, notre rapport d’évaluation est précis, clair, articulé autour d’un plan de recommandations concret, hiérarchisé, planifié.

La communication auprès des équipes est large, afin que chacun puisse comprendre le bien-fondé de l’évaluation, et devienne un relais de l’amélioration continue.

 Dynamique D Amelioration Continue

Les étapes de l’évaluation externe TLC

1ère étape : Cadrer l’évaluation - planning, questionnaire, documents remis, acteurs rencontrés.

Le responsable d’évaluation  est l’interlocuteur de la Direction afin de préciser tous les points de la méthodologie mise en œuvre, conformément au décret 2007-975 du 15 mai 2007 :

  • Les documents légaux à remettre à l’organisme habilité.
  • Validation / adaptation de la méthodologie d’évaluation
  • Choix des personnes clés rencontrées lors de l’évaluation.
  • Validation du planning
  • Calage des temps de communication avec tous les acteurs, avant et après l’évaluation.

 

Les +  du cabinet TLC
- Des responsables d’évaluation externe possédant une double formation qualité et médico-sociale.
- Des spécialistes par nature d'activité (Ehpad, SSIAD, ESAT, hébergement, MECS, IME, SAD, ...)
- Notre pratique des audits qualité et organisation
- Un cabinet aux multiples certifications et agréments : ISO 9001, IPRP, Evaluateur externe, RPS CARSAT

 


 

2ème étape : Analyser les documents et préparer les entretiens

L’étude des documents fournis par l’établissement nous permet de nous concentrer sur les points clés, que nous chercherons à approfondir sur site, et de préparer les entretiens :

  • Synthèse documentaire
  • Préparation des entretiens.
  • Création d’entretiens collectifs, par secteur, par nature d’acteurs, par instance (CVS, …)
  • La planification des temps d’évaluation.

 

Les +  du cabinet TLC
- Méthode de planification très précise
- Approche sur mesure

 


 

3ème étape : Evaluer sur site

La démarche dépend de la nature et de la taille de l’établissement. L’équipe d’évaluation peut comporter de 1 à 5 évaluateurs. L’équipe peut être enrichie avec un ou plusieurs experts, selon la spécificité de l’organisme (ex : autisme, Alzheimer, …)

  • Réunions       collectives
  • Entretiens       individuels
  • Analyse       selon les thèmes du référentiel d’évaluation interne

 

Les +  du cabinet TLC
- Point d’étape à l’issue de chaque journée d’évaluation
- Maîtrise de l’approche processus, mise en œuvre dans les démarches qualité
- Maîtrise des processus médico-sociaux, au travers de plus de 150 missions en établissement (projets d’établissement, projet individualisé, évaluation interne, …)

 


 

4ème étape : Analyser les données recueillies et élaborer le pré-rapport

Les informations sont synthétisées, et les écarts entre les documents, les pratiques observées, l’évaluation interne, sont précisément relevés.

Un pré-rapport et un plan de recommandation précis, hiérarchisé, sont élaborés, au travers d’un tableau qui vous servira d’outil de pilotage :

  • Constats
  • Axes d’amélioration
  • Hiérarchisation des actions en fonction du degré d’urgence, et de la facilité de mise en œuvre
  • Pilotes d’action

 

Les +  du cabinet TLC
- La synthèse est claire, précise, très opérationnelle.
- Le plan d’action est un tableau précis, simple à utiliser et à comprendre par les équipes. C’est l’outil permettant à la Direction de piloter son plan d’actions.

 


 

5ème étape : la communication des résultats et la dynamique de progrès

La Direction et tous les acteurs peuvent souhaiter apporter des modifications au pré-rapport.  C’est un réel moment d’échanges, pendant lequel le responsable d’évaluation  est  votre interlocuteur privilégié. Cela peut amener à amender le rapport, à changer une formulation, à l’enrichir avec de nouveaux éléments.

Le rapport d’évaluation final fait l’objet d’une restitution sur site.

La communication des conclusions est un bon vecteur pour fédérer tous les acteurs autour d’un projet ambitieux et d’un plan d’actions concret. La Direction, l’encadrement sont associés à cette présentation. Selon les pratiques, la présentation peut prendre la forme d’une réunion plénière avec tous les acteurs, ou d’autres formes de présentation.

 

Les +  du cabinet TLC
- Communication avec la direction pour créer une dynamique de changement auprès des équipes. L’évaluation externe est le début d’une démarche de progrès…