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Réaliser un diagnostic organisationnel et pratiques professionnelles en ESSMS


Objectifs

Le diagnostic d’organisation, pour être pleinement efficace, doit être mené dans une approche partagée avec les équipes.

Ses objectifs sont les suivants :

  • Réaliser un état des lieux

L’état des lieux va permettre d’identifier les charges de travail prévues et réelles au sein des services.
Il s’agit de travailler avec les équipes à l’identification des pratiques,  depuis l’organisation des temps de travail, les liens avec les services logistiques, jusqu’aux modalités concrètes d’accompagnement et de soin aux patients ou résidents.
Cet état des lieux va porter un regard également sur l’affectation des tâches par catégorie de professionnels.

  • Proposer un plan de recommandations concret

Suite à ce diagnostic, un plan d’actions concret et réaliste sera proposé pour que l’ensemble des acteurs s’empare collectivement d’une démarche de progrès. 


Les plus de ce programme

L’évaluation des pratiques est réalisée par des observations :

  • Dans les temps de vie quotidienne (ex toilette, repas, couché)
  • Sur les temps de journée dans les unités de vie et dans les activités

 

1. Cadrage de la mission

  • Préciser les attentes de l’établissement et son contexte
  • Présenter notre démarche d’évaluation des pratiques professionnelles
  • Préciser les acteurs/ instances à rencontrer au cours de l’évaluation des pratiques sur site
  • Valider l’organisation de la mission

2. Analyse documentaire

Préalablement à la réalisation du diagnostic, l’établissement fait parvenir au cabinet TLC les éléments suivants :

  • Liste du personnel avec nom, prénom, âge, grade et ancienneté, diplôme, poste occupé (fichier Excel)
  • Rapport qualité (évaluations, audits, …)
  • Organigramme
  • Fiches de poste
  • Planning type hebdomadaire par catégorie de personnel
  • Compte rendu partenaires sociaux
  • Autres éléments jugés utiles par l’établissement
  • Ratio soignant/ résident, GMP validé et réel/ PMP validé

Après lecture des éléments fournis par l’établissement, un plan de diagnostic est envoyé à l’établissement. Le plan de diagnostic propose le planning et la nature des ressources humaines à rencontrer, individuellement et collectivement. Ensuite, la Direction détermine nominativement les personnes à rencontrer, et adresse ces éléments au cabinet TLC.

2. Réalisation du diagnostic sur site

L’évaluation est conduite sur le site.
Elle comprend des entretiens individuels, en situation de travail et en salle, ainsi que des entretiens de groupe, par métier ou secteur.
Ces entretiens sont menés conformément au planning élaboré lors de la réunion de cadrage de la mission.
Ce sont des entretiens semi-directifs, ou des réunions, qui ont pour objectif de nous permettre de bien comprendre les pratiques professionnelles et l’organisation en place.
L’évaluation comprend aussi une évaluation des pratiques concrètes sur le terrain, en situation de travail.

Evaluation des pratiques concernant la qualité de prise en charge des personnes accueillies :

  • Pertinence et cohérence du projet d’établissement
  • Processus d’accueil, d’admission et d’évaluation
  • Pertinence, actualisation, et partage pluridisciplinaire des projets personnalisés, au regard des observations réalisées sur le terrain
  • Prestations hôtelières : entretien des locaux, restauration, horaires, fonctionnement des repas, qualité gustative des repas ; entretien du linge, participation des personnes accueillies aux actes de la vie courante
  • Soins médicaux et paramédicaux, sécurité des soins, circuit du médicament, urgence
  • Prises en charge spécifiques : contentions physiques, douleur et souffrance, prévention des chutes, troubles du comportement, prévention des escarres, élimination, incontinence, dénutrition et déshydratation,
  • Continuité des soins : toilettes, pesées, changement de protection, coucher personnel de nuit
  • Rythme de vie et de sommeil
  • Vie sociale
  • Individualisation
  • Surprotection physique
  • Surprotection sociale

3. Rapport de diagnostic et plan de recommandations

Le rapport de diagnostic est remis à l’établissement dans le mois suivant la réalisation sur site.
A partir des éléments recueillis par l’étude documentaire, par les observations et les entretiens, l’équipe TLC présente à la Direction un rapport de diagnostic d’organisation et un plan de recommandations.

Après cette présentation, dans une approche partagée avec le Groupe de Travail, le cabinet adapte, amende, hiérarchise le plan de recommandations, pour parvenir à un plan de recommandations, structuré, précis, ordonnancé et partagé.

Le plan de recommandations peut être présenté aux équipes après validation de la Direction.

Public concerné
Directeurs, Cadres de santé, cadres éducatifs, services fonctionnels (RH, Qualité,contrôleurs de gestion, ...), professionnels impliqués dans les organisations des établissements sanitaire, médico-sociaux et sociaux

Durée
A déterminer