Les étapes de l’évaluation externe

1ère étape : Cadrer l’évaluation  : réunion d'information, comité de suivi, projet de questionnaire évaluatif

Le responsable d’évaluation  est l’interlocuteur de la Direction afin de préciser tous les points de la méthodologie mise en œuvre, conformément au décret 2007-975 du 15 mai 2007.

  • Réunion d'information pour la validation de la méthodologie, du planning, ...
  • Comité de Suivi mis en oeuvre ou non, conformément au décret 2007-975 du 15 mai 2007.
  • Projet de questionnaire évaluatif. Il est présenté lors de cette phase, et enrichit, amendé par l'ESMS. Il sera ensuite intégré au contrat de mission.

 

  • Les +  du cabinet TLC
    - Des responsables d'évaluation externe possèdant une double formation qualité et médico-sociale
    - Des spécialistes par nature d'activité (Ehpad, SSIAD, FAM, MECS, SAD, SESSAD, CHRS, ...)
    - Une pratique épprouvée des audits qualité, organisation, et bonnes pratiques professionnelles
    - L'utilisation d'un progiciel informatique dédié, permettant de disposer de 40 questionnaires évaluatifs métier modifiables, et permettant de se concentrer sur les temps terrain et face à face
    - Méthode de planification très précise

     

 2ème étape : Plan d'évaluation et contrat de mission

  • Le plan d'évaluation propose le déroulement de l’évaluation et précise les fonctions des personnes à rencontrer
  • Le contrat de mission est adressé par le cabinet TLC au représentant légal de l’organisme, à l’issue de la réunion d’information. Il est signé par le commanditaire et intégré au rapport d’évaluation. Le contrat de mission comprend :

    - Le projet évaluatif , soit : cadre de référence de l’évaluation externe, cadre réglementaire, orientations, RBPP , appliqués à l’établissement ou service, missions et objectifs de l’établissement ou service, en lien avec le territoire ; public accueilli, organigramme,
    - Le questionnaire évaluatif
    - La composition du Comité de suivi de l’évaluation (si existant)
    - La composition de l’équipe d’évaluateurs
    - Le plan d’évaluation
    - La liste des documents de référence à fournir au responsable d’évaluation
  • Analyse documentaire
Les +  du cabinet TLC
- Méthode de planification très précise
- Approche sur mesure

 

3ème étape : Evaluer sur site

La démarche dépend de la nature et de la taille de l’établissement. L’équipe d’évaluation peut comporter de 1 à 5 évaluateurs. L’équipe peut être enrichie avec un ou plusieurs experts, selon la spécificité de l’organisme (ex : autisme, Alzheimer, …)

  • Réunions collectives
  • Entretiens individuels
  • Analyse selon les thèmes du référentiel d’évaluation interne

 L'évaluation sur site est réalisée à partir de séquences d'observations (toilettes, repas, réunions, ...), d'entretiens individuels et collectifs. L'observation de terrain est essentielle dans une évaluation externe.

Les +  du cabinet TLC
- Point d’étape à l’issue de chaque journée d’évaluation
- Maîtrise de l’approche processus, mise en œuvre dans les démarches qualité
- Maîtrise des processus médico-sociaux, au travers de plus de 150 missions en établissement (projets d’établissement, projet individualisé, évaluation interne, …)

 


 

4ème étape : Analyser les données recueillies et élaborer le pré-rapport

Les informations sont synthétisées, et les écarts entre les documents, les pratiques observées, l’évaluation interne, sont précisément relevés.

Un pré-rapport et un plan de recommandation précis, hiérarchisé, sont élaborés, au travers d’un tableau qui vous servira d’outil de pilotage :

  • Constats
  • Axes d’amélioration
  • Hiérarchisation des actions en fonction du degré d’urgence, et de la facilité de mise en œuvre
  • Pilotes d’action

 Plus d'informations sur le pré-rapport et le rapport d'évaluation externe

Les +  du cabinet TLC
- La synthèse est claire, précise, très opérationnelle.
- Le plan d’action est un tableau précis, simple à utiliser et à comprendre par les équipes. C’est l’outil permettant à la Direction de piloter son plan d’actions.

 


 

5ème étape : la communication des résultats et la dynamique de progrès

La Direction et tous les acteurs peuvent souhaiter apporter des modifications au pré-rapport.  C’est un réel moment d’échanges, pendant lequel le responsable d’évaluation  est  votre interlocuteur privilégié. Cela peut amener à amender le rapport, à changer une formulation, à l’enrichir avec de nouveaux éléments.

Le rapport d’évaluation final fait l’objet d’une restitution sur site.

L'abrégé

Le rapport est accompagné de l'abrégé, conformément à l'annexe 3-10 du CASF.

La communication des conclusions est un bon vecteur pour fédérer tous les acteurs autour d’un projet ambitieux et d’un plan d’actions concret. La Direction, l’encadrement sont associés à cette présentation. Selon les pratiques, la présentation peut prendre la forme d’une réunion plénière avec tous les acteurs, ou d’autres formes de présentation.

 

Les +  du cabinet TLC
- Communication avec la direction pour créer une dynamique de changement auprès des équipes. L’évaluation externe est le début d’une démarche de progrès…